Automatizando a la Institución Financiera
La automatización de procesos es la única forma garantizada que permite crecer en ventas sin crecer los costos, lo cual garantiza el incremento en la rentabilidad

¿Tienes presente todas las facturas pendientes de cobranza que tienes, y cuándo fue la última vez que hiciste una gestión? 

¿Imaginas tener un sistema que haga las gestiones de cobranza por si solo, y solo te avise cuando ya te toque hacer una gestión a ti?


El trabajo en la oficina consiste en múltiples procesos corriendo al mismo tiempo y en diferentes etapas.

  • Prospectos a los cuales se les están entregando cotizaciones.

  • Solicitudes de crédito que están pendientes de ser analizadas

  • Contratos que están pendientes de ser firmados

  • Clientes que requieren de una gestión de cobranza

  • Clientes que están por vencer sus préstamos y son candidatos a renovarse

  • Servicios que están en proceso de entrega

  • Suministros que están en proceso de comprarse

  • Personal que está siendo entrevistado para contratarse

  • Facturación de servicios que se entregan

  • Negociaciones con stakeholders


Es difícil tener en mente todas las cosas que están pasando en la oficina. Y más difícil saber cuáles requieren tu atención en este momento. Afortunadamente tenemos tecnología a la mano que nos ayuda con esto. Hay que aprovecharla.


A continuación les doy algunos tips para hacer el trabajo más simple:


UTILIZA UN GESTOR DE TAREAS

Existen múltiples gestores de tareas. Por ejemplo: Google Tasks, Any Do, Asana. Lo importante es poder tener todos los procesos anotados en un lugar. Es imposible querer tener todo en la cabeza. Lo único que se logra es estar agobiado, ansiedad y problemas para dormir.


EL EMAIL NO ES UN GESTOR DE TAREAS

Deja de utilizar el email como gestor de tareas. Los correos no abiertos no representan pendientes. El peor error es trabajar para el email. Tener que estar viendo el mail continuamente y suponer que cada correo sin leer es un pendiente. Nunca podrás priorizar tus pendientes, y terminarás atendiendo conversaciones de muy poco valor, y los temas relevantes se quedarán pendientes indefinidamente


IMPLEMENTA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS

Si todos las tareas dependieran solo de ti, el gestor de tareas sería suficiente. El problema es que las tareas requieren de la colaboración de múltiples partes. Pensemos en el proceso de entrega de un servicio.

El responsable del servicio avisa que el servicio se entregó y que es necesario facturar. La persona de facturación genera la factura y la entrega al cliente. Si todo sale bien, el cliente la procesa y la programa para pago. Es probable que no sepamos exactamente cuándo se va a pagar, por lo que alguien deberá estar al pendiente de la cobranza. En caso de exceder un plazo, se debe hacer una primera gestión. Dependiendo del resultado se deberá hacer una segunda gestión. Es probable que tengamos que regresar con la persona que hizo la entrega del servicio para asegurar que todo se haya entregado bien.

Si todas las conversaciones anteriores sucedieran solo por correo electrónico, probablemente tendremos unas cuentas por cobrar muy altas, y tendremos que dedicar demasiado tiempo a la gestión y supervisión de cada momento del proceso.


La solución a esto es tener un sistema que gestione todo el proceso. El proceso sería así: La persona de entrega de servicio anota que el servicio se entregó. En ese momento se genera y se envía la factura de forma automática al cliente. Si pasara tiempo y la factura no se pagara, se enviaría automáticamente una primera gestión de cobranza y se enviaría un reporte a las personas responsables del estatus de la cobranza. Si el sistema ya hizo las gestiones y no dieron resultado, el sistema asignará una actividad a una persona que tomará el control del proceso. El 90% de los casos el sistema gestionaría el proceso completo.


Extrapolemos el ejemplo anterior a cada uno de los procesos que enuncié al principio.


Imaginas todo el tiempo que ahorrarías solo por tener un sistema que gestione el proceso de forma automática?

Acendes es el único sistema capaz de automatizar todos los procesos de la institución financiera. ¿Estás listo?


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